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Assistant Administratif (H/F) /les-opportunites/75263-assistant-administratif-h-f /en/opportunities/75263-assistant-administratif-h-f

Assistant Administratif (H/F)

  • Type de contrat : CDI
  • Pays : France
  • Ville : Paris
  • Métier : Immobilier & Architecture
  • Expérience : Débutants acceptés

Mission générale

  • L’Assistant Administratif (H/F) a pour principale mission de contribuer à apporter assistance et aide administrative à l’ensemble de la Direction des Projets Immobiliers sous la responsabilité de la Chargée de Gestion Administrative des Projets Immobiliers.

Élément de contexte

La Direction du Développement Immobilier, créée en 2003, a principalement trois vocations :

- La recherche et l’acquisition de nouveaux emplacements (distribution et hors distribution)
- La réalisation et le suivi de projets immobiliers pour le compte des filiales ou en maître d’ouvrage direct
- La gestion du parc immobilier du Groupe, sa sécurisation et son optimisation

Cette Direction regroupe vingt-quatre personnes et est répartie en six départements :

- La Direction du Développement Immobilier Commercial
- La Direction des Projets Magasins
- La Direction des Projets Immobiliers
- La Direction Assurances et Prévention
- La Direction du Patrimoine Immobilier
- La Direction des Opérations

Principales activités

ASSISTANAT
Pour le Directeur des Projets Immobiliers:
- Recevoir et filtrer les appels, prise des messages.
- Gérer l’agenda et la réservation des salles de réunion.
- Accueillir les visiteurs
- Préparer, mettre en parapheur tous les documents avant signature
- Organiser les déplacements dans logiciel Traveldoo (train, avion, hôtel ...).
- Établir les notes de frais dans logiciel Traveldoo

Pour les Chefs d’Opérations (4 personnes)
- Gérer les agendas et salles de réunion.
- Accueillir les visiteurs
- Établir les notes de frais dans logiciel Traveldoo

ORGANISATION
- Organiser les réunions d’équipe
- Gérer et commander les fournitures du service.
- Organiser ponctuellement l’accueil des nouveaux arrivants
- Organiser les évènements divers (concours architectes, déjeuners…)

GESTION
- Trier, distribuer et classer le courrier, frappe de documents internes et externes.
- Classer, archiver en numérique et papier chaque Opération de travaux.
- Vérifier la solidité financière des entreprises
- Préparer le dossier administratif des entreprises (Appels d’offres)
- Établir et transmettre les fiches fournisseurs aux divers comptables du groupe et à la Direction des Opérations.
- Regrouper et transmettre les documents nécessaires au département assurances.
- Etablir les bons de commande
- Alimenter les bases Hélios/Provigis/Hermèspace.

COMMUNICATION
- Préparer les présentations (Comité Projets Majeurs, COMEX, CoDir, Divers)
- Renseigner diverses demandes internes (DDI/S. Généraux & Divers Groupe)

Profil du candidat

  • Formation en Assistanat de Direction (BTS...)
  • Expérience d’assistanat de travaux souhaitée
  • Word : bon niveau
  • Excel : bon niveau
  • Base de données : bon niveau
  • Organisation, rigueur, sens du détail, esprit d’équipe
  • Très bon niveau de communication écrit et oral
  • Grande discrétion – confidentialité