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Assistant accueil et administratif (H/F)

  • Type de contrat : CDI
  • Pays : France
  • Ville : Paris
  • Métier : Assistanat & Administratif
  • Expérience : Minimum 3 ans

Présentation de la société

Hermès Cuirs Précieux est une filiale d'Hermès, spécialisée dans l'approvisionnement de cuirs d’exception, et reconnue pour le savoir-faire de ses 700 collaborateurs dans le trading, le tannage et la finition de peaux précieuses (crocodile, veau, lézard…). Hcp est aujourd’hui présent sur 4 continents.

Cette expertise est mise au service du développement d’une clientèle haut de gamme de maroquiniers, de bottiers ou de grandes maisons de couture à travers le monde.

Mission générale

  • Sous la responsabilité de l’assistante de direction et au service de l’ensemble des collaborateurs de la Compagnie des Cuirs Précieux (environ 40 personnes), siège d’Hermès Cuirs précieux, l’assistant(e) d’accueil est le garant d’un accueil et d’un service personnalisés, ainsi que de la gestion quotidienne de tâches administratives.

Principales activités

Les principales activités s’articulent autour des axes suivants :

1/ Poste d’accueil

- Permettre l’accès au site à toute personne extérieure étant attendue ;
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers les services compétents, les orienter dans les locaux ;
- Enregistrer l’entrée et la sortie des visiteurs, contrôler leur identité ;
- Répondre aux demandes d’informations ;
- Prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs ;
- Gérer les appels entrants au standard téléphonique ;
- Compléter les différents registres (coursiers, visiteurs, courriers recommandés, sécurité)

2/ Poste de courrier

- Réception, Ouverture, distribution et suivi de l’ensemble des courriers
- Expéditions : UPS, FEDEX, coursiers
- Gestion de l’adresse mail générique de CCP

3/ Service aux collaborateurs

- Mise en place préalable des salles de réunions et rangement a posteriori, mise à disposition de codes WIFI à la demande
- Organisation des voyages (pour les externes : candidats, stagiaires, free-lance…) et transferts en taxi (pour les salariés comme les visiteurs)
- Gestion des badges d’accès au restaurant d’entreprise pour les invités et visiteurs
- Réceptionner et assurer la remise des colis Sésame au personnel

4/ Commandes diverses & soutien événementiel

- Gestion et commande des stocks des fournitures pour l’ensemble des salariés de CCP
- Gestion et commandes de denrées alimentaires et de repas en fonction des événements prévus sur le site : bouteilles d’eau, thé/ café, plateaux-repas et déjeuners, petits-déjeuners…
- Commande et réception des documentations Groupe (RH, HSE, Fondation…)
- Appui organisationnel en lien avec des rendez-vous prévus avec certains visiteurs (clients notamment) ou des événements d’équipe : suggestion de lieux de restauration, réservations correspondantes, organisation des trajets, réservation d’hôtels le cas échéant

5/ Appui au comité de direction et suivi administratif

(i) Appui au comité de direction
- Mise en forme de documents
- Réalisation des notes de frais
- Recueil des candidatures pour la visite des différents événements Groupe (Podium, Saut Hermès, …)
- Missions ponctuelles d’aide aux membres du comité de direction en fonction de leurs besoins (tâches de rédaction et de gestion courante)

(ii) Suivi administratif
- Traitements bancaires : gestion des chèques remis par les clients (numérisation, transmission aux équipes financières, classement) et des paiements par carte bancaire (suivi des paiements effectués et information des équipes financières)
- Numérisation, envoi et classement des revues de presse du Groupe
- Suivi des demandes d’achats et d’investissements

Finalité du poste

- Garantir le meilleur accueil possible de chacun, visiteur comme salarié et contribuer à véhiculer une image positive et irréprochable de la société
- Participer au bon déroulement des activités des différents services de l’entreprise par sa contribution aux tâches administratives

Profil du candidat

  • Compétences requises :
  • - Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • - Anglais : conversationnel
  • Qualités requises :
  • - ponctualité
  • - rigueur, organisation, réactivité
  • - qualités relationnelles et sens du service
  • - sens de l’initiative
  • - polyvalence et capacité à gérer sereinement les sollicitations simultanées
  • - goût du collectif et ouverture aux autres
  • - capacité à gérer les fluctuations d’activité
  • - aisance verbale et rédactionnelle, maîtrise de l’orthographe, très bonne élocution
  • - proactivité et dynamisme