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CDD Assistant.e de Gestion – Production Evénements & Print

  • Type de contrat : CDD
  • Pays : France
  • Ville : Paris
  • Métier : Assistanat & Administratif
  • Expérience : Débutants acceptés

Présentation de la société

Hermès est le nom d’une Maison, mais c’est avant tout celui d’une famille qui, depuis bientôt deux siècles, écrit l’histoire d’une entreprise parisienne fondée sur le savoir-faire et la qualité, la tradition et l’innovation. Harnacheur puis sellier, Hermès déploie aujourd’hui sa créativité à travers 14 métiers. Les maîtres mots sont restés les mêmes : exigence et authenticité, élégance et sobriété, fantaisie et audace. Maison familiale indépendante qui poursuit sa tradition artisanale française, Hermès crée, vend et fabrique des objets beaux, utiles et durables. L’entreprise rassemble plus de 13 000 collaborateurs dans 50 pays et 60 filiales, tous artisans à leur manière et engagés dans le projet à long terme de la Maison.

Élément de contexte

La Direction Création rassemble les talents internes et externes au service de la création et de la production de contenus de communication propres à enthousiasmer et surprendre les publics d’Hermès.
L’équipe Production Evénements & Print coordonne la production des événements éphémères liés à la communication externe ou interne d’Hermès. Les événements peuvent être des opérations de relations publiques ou relations presse, les Podiums, des actions de mécénat et d’expositions internationales…

Dimensions :
Equipe de 10 personnes en relation avec les métiers et les filiales par le biais des Chefs de Projets/Chefs de Projets Internationaux.
Le titulaire du poste est rattaché au Directeur de Production, lui-même rapportant au Directeur de Création.

Principales activités

Objectif de la mission :
- assurer la gestion administrative du département et assister le Directeur de Production
- Assurer un suivi administratif rigoureux en soutien à l’équipe
- Etre un facilitateur dans chaque situation de la vie quotidienne de la Direction
- Développer un esprit de service convivial et efficace

Pour ce faire les missions principales seront :
1. gestion administrative du département
- gérer les ouvertures de compte fournisseur
- assister les Chefs de Projets dans l’élaboration des bons de commande,
- établir les bons de commande des producteurs freelance,
- prendre en charge les déplacement des free lance, réservation de voyage, obtention de visas, …
- contrôler et valider les factures dans l’outil Share, puis My Easy order
- faire un point régulier sur les engagements et le suivi du budget de frais de fonctionnement,
- gérer les tâches administratives communes à l’équipe (ex. réservation de billets, commande de
fournitures) …

2. assistanat de direction
- Gérer son agenda, organiser ses déplacements (réservation de billets, d’hôtels, …)
- mettre en place le planning des projets du département et calendrier des déplacements des équipes
- Préparer et organiser les réunions du Directeur des Productions Evénementielles,
- Préparer tout document nécessaire à l’élaboration des budgets, provisions et ré-estimés trimestriels,

Profil du candidat

  • Savoir-faire/Compétences :
  • - Connaissances et intérêt pour l’histoire de l’art, gestion d’activités culturelles, logistique
  • - Un bon niveau d'anglais est un plus
  • - Capacités rédactionnelles
  • - Maîtrise des outils informatiques standards, la maîtrise d’Ajaris serait un plus
  • - Notions en documentation, régie des œuvres et conservation préventive appréciées.
  • Savoir-être :
  • - Rigueur, méthode et sens de l’organisation
  • - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe