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Assistante de Direction (H/F) /les-opportunites/60523-assistante-de-direction-h-f /en/opportunities/60523-assistante-de-direction-h-f

Assistante de Direction (H/F)

  • Type de contrat : CDI
  • Pays : France
  • Ville : PANTIN
  • Métier : Assistanat & Administratif
  • Expérience : Minimum 6 ans

Présentation de la société

Hermès Sellier - Hermès Maroquinerie Sellerie

Mission générale

  • Etre en support sur les questions administratives pour augmenter l’efficacité des Directions Financière et Supply-Chain.

Élément de contexte

Au sein de la Direction Financière et de la Direction Supply-Chain, Logistique et MOA du Pôle Hermès Maroquinerie Sellerie, le titulaire reporte aux 2 directeurs.

Principales activités


• Assistanat des Directeurs:
- Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous
- Préparer les réunions (préparer les dossiers, réserver les salles, les déjeuners, le matériel)
- Coordonner certaines présentations powerpoint : aide à la construction, présentation ponctuelles et plus récurrentes des books (réunions semestrielles, budgétaire HMS, réunions Directions, Comex etc.)
- Organiser des évènements ponctuels (séminaires,)
- Réserver les déplacements des Directeurs (billets électroniques, location de voiture, réservation d’hôtels,…) et établir les notes de frais, dans le respect des procédures en vigueur
- Gérer la logistique de l’équipe (fournitures, matériel,…)
- Classer/Organiser les dossiers et les archiver
- Vérifier et pré-valider les factures dans l’outil de gestion dématérialisée

• Assistanat spécifique Finance :
- Établir les enquêtes INSEE (mensuel)
- Gérer le lien avec la comptabilité sur le processus de règlement des fournisseurs
- Organiser/planifier les DAU : planning, pauses, déjeuner (1 fois par an)
- Organiser/planifier les navettes budgétaires des sites de production : planning, pauses, déjeuner (1 fois par an)
- Organiser/ planifier les navettes budgétaires pour chaque Direction (1 fois par an)
- Coordonner et envoyer les Tableaux de bord mensuel d’activité
- Suivi sujets/projets :
- base ACREF (veille fournisseur)
- plan de gestion en lien avec la Direction Comptable

• Assistanat spécifique Supply Chain :
- Organisation des comités de gouvernance
- Suivi du budget administratif de la direction : frais de voyage et de bouche…
- Suivi des tableaux fournis par la finance, émettre des alertes et de faire des check d’allocation selon les postes de charges. Challenger des devis.
- Organisation des réunions, événements, séminaires, déjeuners… de la direction et des points rencontres transverses avec les autres services concernés.
- Support pour les communications associées à ces événements et aux présentations du service : aide à la rédaction des présentation PPT.
- Support ad hoc à l’équipe de la direction : suivi des fournitures, support pour les changements de bureaux, construction de parcours d’intégration, support pour les déménagements, soulagement des managers pour des tâches ponctuelles.


Profil du candidat

  • Expérience confirmée en Assistanat de Direction (minimum 5 ans) dans un environnement exigeant.
  • - Fiabilité, rigueur et précision dans le suivi des dossiers et l’organisation
  • - Maîtrise Pack office (surtout Excel et Powerpoint)
  • - Confidentialité et discrétion
  • - Excellent sens relationnel, fluidité et justesse
  • - Esprit d'équipe et bonne humeur
  • - Rigueur et organisation, goût pour les chiffres
  • - Agilité, rapidité, assurance
  • - Souplesse et adaptabilité, capacité à évoluer dans un environnement changeant
  • - Qualités d'anticipation et réactivité
  • - Capacité d'organisation et autonomie