By continuing to browse this site, you are agreeing to the use of cookies for statistical and avertising purposes,
as well as to facilitate information sharing on social networks. To find out more and change your cookie settings, click here.

Close
Secrétaire (H/F) /les-opportunites/7852-secretaire-h-f /en/opportunities/7852-secretaire-h-f

Secrétaire (H/F)

  • Type of position : Regular position
  • Country : France
  • City : Paris
  • Craft : Assistant & Administrative staff
  • Experience : Minimum 3 years

Company overview

Etablie en 1837 comme manufacture de harnais et de selles, la maison Hermès a su au cours du temps se diversifier et évoluer jusqu’à devenir aujourd’hui une maison de référence et un acteur majeur dans le secteur du luxe français à l'international.
Rayonnant dans le monde avec plus de 300 magasins dont le « Flagship » du 24, Faubourg Saint-Honoré à Paris, la maison occupe une place singulière et inédite au travers de 14 métiers tels que le cuir, la mode, la maison, l’horlogerie et la bijouterie… tout en restant fidèle à son premier client : le cheval ! Chez Hermès : artisanat, excellence, authenticité riment aussi avec modernité, innovation.

General mission

  • Sous la responsabilité de la Directrice Financière et du Directeur Commercial, vous les assistez dans l'ensemble des tâches administratives et logistiques relevant de leurs domaines d'activités, dans le respect de la confidentialité, de la qualité et du service de la Maison.

Main activities

• Accueillir, filtrer et orienter toute personne (téléphoniquement ou physiquement) ou courrier vers l'interlocuteur approprié
• Organiser l'agenda et les déplacements professionnels en vue d'optimiser le temps de vos supérieurs hiérarchiques et les alerter sur ses échéances
• Synthétiser l'objet de toute demande en vue de relayer l'information, anticiper toute question et transmettre les informations requises par les canaux appropriés (écrit /oral) en vue de faciliter la communication interne ou externe à son service par le maintien de réseaux de contacts professionnels
• Rédiger dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu, courriel, tout type de courrier, présentation, réponse réclamation clients, note de service, formulaire, note de frais, voyage, cartes de visite, etc...)
• Maîtriser le contenu de dossiers administratifs et aménager la structure administrative du secteur (classement, tri, rangement, archivage, etc…) puis l'adapter en fonction de l'évolution des besoins
• Assurer tous suivis administratifs et transmettre toute anomalie ou écart constatés (budget, commandes, etc....)
• Organiser les réunions de travail, événements, séminaires, podium, réunions budgétaires en tenant compte des besoins spécifiques (matériel, traduction, participants, événements au sein des magasins, etc...) et gérer les salles de réunions en charge
• Organiser les voyages (commande des billets, hôtels, vérification des notes de frais), suivre les dépenses de voyage (transport, hôtel, frais, location de voiture, ...) Veiller au respect des procédures et des standards de qualité (efficacité, prestation d'accueil et qualité d'information, etc...)

Applicant profile

  • BAC+2 type BTS Secrétariat de Direction
  • Maîtrise de Pack Office et Lotus Notes
  • Anglais courant
  • Qualité de l’organisation administrative
  • Ouverture, curiosité, pragmatisme
  • Capacité à traiter en même temps plusieurs tâches et de gérer les urgences
  • Discrétion