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Assistant de Direction (H/F) /les-opportunites/71524-assistant-de-direction-h-f /en/opportunities/71524-assistant-de-direction-h-f

Assistant de Direction (H/F)

  • Type of position : Regular position
  • Country : France
  • City : Pantin
  • Craft : Assistant & Administrative staff
  • Experience : Minimum 6 years

General mission

  • Assister la Directrice Générale et assurer un rôle de relais auprès de l’ensemble de l’équipe de la division Soie & Textile, et ce dans le respect de l’esprit de qualité et de service d’Hermès.

Main activities

1. Assistanat courant
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques pour la Directrice Générale et du Codir.
• Gérer l’agenda et les rendez-vous de la la Directrice Générale et en soutient aux membres du Codir.
• Organiser les voyages en France et à l’étranger (gestion de l’application Traveldoo, assurer les demandes de visas…)
• Rédiger les courriers, mémos et notes internes, mettre en forme des présentations sur PowerPoint
• Réceptionner et dispatcher le courrier du département
• Mettre en place et gérer le classement, rangement, archivage

2. Office Management
• Suivre et coordonner les demandes faites aux services généraux et à la sécurité, ainsi qu'aux sociétés externes prestataires de service.
• Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe.

3. Assistanat dans la préparation des réunions de la Directrice Générale
• Organiser et préparer toutes les réunions et rendez-vous (dossiers courants, Podium, Codir…) : logistique, agenda, ordre du jour, dossier, documents à diffuser, compte rendu.
• Préparer toute la documentation destinée aux réunions budgétaire et stratégique
• Organiser les rencontres Presse etc…

4. Information et Coordination
• Jouer un rôle d’interface et de coordination pour la diffusion d’information et directives auprès des équipes.
• Rendre compte à la Directrice Générale de l’avancement des dossiers et remonter les informations relatives à l’équipe
• Mission quotidienne d’alerte sur les deadlines et les actions issues des différentes réunions

5. Vie d’équipe et événementiel
• Organisation des séminaires (séminaire métier annuel notamment) et autres événements liés à la vie de l’équipe (réunions , fêtes de fin d’année, de départ, …).
• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires).
• Suivi de la communication interne à la division

6. Suivi administratif RH/budgétaire
• Suivi et validations congés du Codir
• Suivi et validation du remboursement des notes de frais
• Réaliser le suivi budgétaire (traiteur, location salle, recherches de lieux…) des évènements ci-contre : Séminaire, Animations, Sorties équipe, Pot de Départ (anticipation cadeau)

Applicant profile

  • - Expérience significative dans un poste similaire
  • - Sensibilité produit et/ou aux univers créatifs
  • - Sens du service, adaptabilité et souplesse
  • - Gestion des priorités, respect des délais, très bonne organisation
  • - Rigueur et qualité du travail fourni
  • - Sens des initiatives
  • - Sens de la convivialité
  • - Discrétion quant aux informations confidentielles
  • - Très bonne présentation, qualités de communication
  • - Maîtrise des outils informatiques et du Pack Office (PowerPoint, Excel, Word)
  • - Anglais opérationnel